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Ihr Ratgeber für Catering und Partyservice in Hamburg
von Meyers Partyservice
Sie planen eine ganz besondere Feier und benötigen Unterstützung? Im folgenden Ratgeber möchten wir Ihnen Informationen und Tipps rund um das erfolgreiche Gelingen einer Veranstaltung an die Hand geben.
Als Gastgeber möchte man nur das Beste für seine Gäste. Damit Sie auch selber die Veranstaltung in vollem Umfang genießen und erleben können und sich dazu auch Ihren Gästen widmen können, empfiehlt es sich einen Caterer/Partyservice zu beauftragen. Wie findet man aber den richtigen Dienstleister fürs Catering in Hamburg? Worauf sollten Sie bei einer Catering-Buchung Acht geben?
Warum Catering?
Die Vorteile bei der Buchung eines Catering- /Partyservices in Hamburg
Gutes Essen ist ein großer Bestandteil zum Gelingen Ihrer Veranstaltung, das Essen hat einen entscheidenden Anteil an der Zufriedenheit Ihrer Gäste und somit an der gesamten Stimmung auf Ihrer Veranstaltung.
Über Speisen und Getränke hinaus können auch Servicepersonal, Barkeeper oder Köche gebucht werden, dieses entlastet Sie als Gastgeber ungemein, Sie können sich voll und ganz Ihren Gästen widmen und die Veranstaltung stressfrei genießen. Zum Essen und dem Servicepersonal, bieten die meisten Caterer/Partyservice den Verleih von Veranstaltungstechnik sowie von Stühlen, Tischen, Geschirr, Theken oder Festzelten an.
Ebenfalls die musikalische Unterhaltung für die Feier wird oft von Bands, DJs und Künstlern angeboten bzw. vermittelt.
Gedanken vor der Wahl eines Catering- oder Partyservices
Kurz Vorab: Um ein Gefühl über die Kosten zu bekommen, empfiehlt es sich möglichst mehrere Angebote über die geplante Veranstaltung einzuholen.
Anbei eine kleine Checkliste über die Gedanken, die Sie sich im Vorfeld der Angebotsabfrage machen sollten:
- Veranstaltungsgrund (Hochzeit, Geburtstag, Konfirmation, Firmenevent)
- Veranstaltungsdatum: Lieferzeitpunkt/ Aufbauzeitpunkt/ ab wann Service
- Personenanzahl
- Vegetarier, Veganer, Unverträglichkeiten, Allergien
- Alles Bio
- Veranstaltungsort (drinnen, draußen, Saal, eigenen Wände, Zelt, Parkplätze, sanitäre Einrichtungen)
- Lieferung / Selbstabholung
- Ansprechpartner Vorort
- Was stellen Sie sich an Essen vor (Gourmet, gutbürgerlich, rustikal)
- Präsentation des Essens (Menü, Buffet, Grill)
- Frontcooking
- Getränke
- Bedarf von Servicepersonal
- Bedarf an Mobiliar: Tische/ Stühle/Zelt/Sonnenschirme/Lounge-Möbel
- Bedarf an Geschirr
- Bedarf an Dekoration: Blumen/Tisch und Stuhl Hussen /weitere Dekoration
- Bedarf an Zapfanlagen/mobiler Theke/Foodtruck/Eiswagen/Candybar/Cocktailbar
- Bedarf an Veranstaltungstechnik: Licht/ Soundsysteme
- Bedarf an: DJ/Band/Moderator
- Budget für die Veranstaltung
Wie viele Personen sollen kommen?
Wichtig ist frühzeitig einen Überblick zu gewinnen, wie viele Gäste Sie auf Ihrer Veranstaltung erwarten. Je nachdem, wie viele Gäste Sie zu Ihrem Event erwarten, sollten Sie die Menge der angebotenen Speisen bemessen. Gleichzeitig sollen aber auch nicht unnötig viele Lebensmittel nach der Veranstaltung übrigbleiben. Sollten Sie z. B. vorhaben Ihre Gäste hauptsächlich mit Fingerfood und kleinen Happen zu bewirten, empfiehlt es sich ca. 6-7 Teile pro Person anzunehmen.
Hier stehen wir Ihnen von Meyers Partyservice gerne beratend zur Seite!
Wo findet die Feier statt?
Je nachdem, ob Sie in einen Saal, einem Außenbereich oder in Ihren eigenen Räumlichkeiten feiern möchten, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten zur optimalen Gestaltung der Veranstaltung. Weiterhin zu berücksichtigen ist die Art Ihrer Veranstaltung, so wird beispielweise bei einer Hochzeitsfeier traditionell gratuliert, gegessen und getanzt. Eine Hochzeit hat möglicherweise einen anderen Platzbedarf als zum Beispiel eine Konfirmation. Somit bieten sich je nach Ihren Wünschen, Gästeanzahl, Veranstaltung- Grund unterschiedliche Locations an, Ihren Event für Sie und Ihre Gäste unvergesslich zu machen.
Wir von Meyers Partyservice halten für Sie in Hamburg eine Auswahl an verschiedenen Locations bereit, sodass wir Sie hier umfangreich bei Suche unterstützen können.
Die Wahl und Darbietung der Speisen und Getränke
Je nach Event bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten, Sie und Ihre Gäste zu bewirten, es folgt eine kleine Übersicht über die Varianten:
Buffet
Ein Buffet ist bei den unterschiedlichsten Veranstaltungen sehr beliebt, da der Gast meist aus einer Vielzahl an Speisen freien wählen kann. Ist nach dem ersten Gang an das Buffet der Hunger nicht gestillt, kann der Gast sich beliebig oft am Buffet bedienen. Die vielen unterschiedlichen Speisen ermöglichen es dem Veranstalter/Caterer besonders auch auf Gäste mit Allergien und Unverträglichkeiten einzugehen. Ebenfalls können Vegetarier und Veganer leichter berücksichtigt werden. So ist bei einem vielfältigen Buffet für jeden Gast etwas dabei.
Der Gang zum Buffet lockert die Stimmung auf und die Gäste der unterschiedlichen Tische kommen untereinander ins Gespräch.
Ein Nachteil bei sehr großen Veranstaltungen kann die Bildung von Warteschlangen am Buffet sein und das gerade am Start des Buffets stattfindende Gewusel am und zum Buffet empfinden mache Gäste als Unruhe. Hier kann man als Veranstalter etwas vorbeugen, wenn man zur Information der Gäste Menükarten bereits auf den Tischen aufstellt und die Speisen am Buffet deutlich beschriftet.
Ebenfalls sollte man das Buffet systematisch nach Vorspeise, Hauptgang und Dessert aufbauen.
Auch die richtige und nicht zu beengte Anordnung von Tischen und Buffet trägt, genauso wie eine schöne Präsentation der Speisen zum Wohlfühlen und Wertschätzung des Gastes bei.
Hier stehen wir Ihnen von Meyers Partyservice gerne beratend zur Seite!
Flying Service
Empfiehlt sich bei z. B. bei einem Empfang für eine Geschäftseröffnung, da sich es hierbei meist um eine sogenannte Stehparty handelt und somit kein extra Mobiliar, abgesehen vielleicht von ein paar Stehtischen aufgebaut werden soll. Bei dieser Variante werden den Gästen nach und nach kleine, leckere, mundgerechte Happen und Getränke vom Service-Personal gereicht.
Diese Variante eignet sich vorrangig bei beengten Räumlichkeiten.
Menü
Ein Menü eignet sich für den kleinen privaten Rahmen und ebenfalls für größere Veranstaltung (Gala, geschäftliche Veranstaltungen, Hochzeit) Mehrere von Ihrem Caterer/ Partyservice vorbereitete Gänge werden entweder von Ihnen als Gastgeber oder durch gebuchtes Servicepersonal Ihren Gästen am Tisch serviert. Ein kleiner Nachteil des Menüs ist, dass man nicht die hohe Vielfalt des Speiseangebots eines Buffets erreicht. Weiterhin ist meist eine Küche am Veranstaltungsort erforderlich und der Personalaufwand (Servicepersonal) ist meist höher im Vergleich zum Buffet anzusehen.
Wie finde ich den passenden Caterer / Partyservice für mich
Grundsätzlich ist es sinnvoll, aufgrund der großer Auswahl an Caterern/ Partyservicen auf die Qualität zu achten. Hier helfen Ihnen für den ersten Eindruck die bekannten Bewertungsportale im Internet, zusätzlich bietet es sich immer an ein Probeessen zu vereinbaren, dieses gibt Ihnen einen ersten Eindruck über die Qualität der Speisen und hilft Ihnen ebenfalls bei der Entscheidungsfindung. Gleichzeitig dient das Probeessen als umfangreiches Beratungsgespräch zur Angebotserstellung.
Kosten
Die Kosten für ein Catering sind nach oben hin prinzipiell offen. Sie ergeben sich abhängig von der Auswahl und Menge der Speisen, Die Catering Kosten für ein Event können unerwartet hoch werden. Aspekte, wie z. B. extra Mobiliar oder Service, die man vorher nicht bedacht hat können dazu führen, dass der Catering Preis steigt.
Catering Kosten können immens gesenkt werden, wenn Sie sich im Vorfeld genau überlegen, was Sie für Sie unabdingbar ist und was gegebenenfalls wegfallen kann. So kann der Caterer/Partyservice Ihnen ein umfangreiches/ umfassendes Angebot zukommen lassen.
Die Buchung des Partyservice in Hamburg
Ein guter Tipp, fangen Sie frühzeitig mit der Planung Ihres Events an, so haben Sie auch noch genügend Zeit den für Sie optimal passenden Caterer/Partyservice zu finden.
Sobald Sie die Entscheidung für einen Partyservice gefällt haben und Ihnen ein umfassendes Angebot vorliegt, bestätigen Sie dieses schriftlich.
Der Caterer/Partyservice wird Ihnen daraufhin umgehend eine Buchungsbestätigung zukommen lassen. Achten Sie darauf, dass die Buchungsbestätigung Lieferort und Zeit beinhaltet, ebenfalls den Abholtermin.
Gerade wenn Sie den Raum für eine bestimmte Zeit angemietet haben ist es umso wichtiger, dass Lieferzeit und Abholzeit eingehalten werden.
Wichtig ist es auch immer eine Mobil-Telefonnummer von Ihnen zu hinterlassen, sodass der Caterer/Partyservice bei evtl. Schwierigkeiten (z. B. Stau) sich direkt mit Ihnen in Verbindung setzen kann.
Ebenfalls empfiehlt es sich 3-5 Tage vor der Veranstaltung sich nochmal kurz mit dem Caterer/Partyservice zur Finalen-Abstimmung in Verbindung zu setzen, gerade wenn die Veranstaltung weit im Voraus geplant und gebucht wurde.
Bezahlung Caterer/Partyservice
Es ist üblich, dass alle Leistungen nach der Veranstaltung per Rechnung bar oder per Überweisung gezahlt werden. Bei größeren Veranstaltung müssen Sie damit rechnen, dass Sie eine Anzahlung zur Sicherheit für den Caterer/Partyservice leisten müssen. Bands und DJs sind meist direkt nach dem Auftritt zu bezahlen.
Wir von Meyers Partyservice beraten Sie gern anlässlich Ihrer Veranstaltung und wünschen Ihnen in jedem Falle viel Erfolg bei Ihrer Feier!